Čuvanje računovodstvenih isprava za pravna lica i preduzetnike koji vode poslovne knjige
Čuvanje računovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i finansijskih izveštaja uredjeno je Zakonom o računovodstvu. (Sl.glasnik RS, br.62/2013 I 30/2018)
Zakonom je definisano i uredjeno kako način čuvanja, tako i da je potrebno doneti akt oko odredbe odgovornih lica za čuvanje računovodstvenih isprava.
Kada govorimo o rokovima čuvanja poslovne dokumentacije, definisano je sledeće:
Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada ako predstavljaju bitne podatke o zaposlenom
20 godina – finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji
10 godina – godišnji izveštaj o poslovanju; dnevnik i glavna knjiga
5 godina – pomoćne knjige; isprave na osnovu kojih se unose podaci u poslovne knjige; isprave platnog prometa u ovlašćenim finansijskim institucijama platnog prometa
Takodje, Zakon propisuje i definiše, čuvanje i arhivranje poslovne dokumentacije, knjiga i izveštaja:
Rokovi čuvanja računovodstvenih isprava, izveštaja i poslovnih knjiga računaju se od poslednjeg dana poslovne godine na koju se odnose
Čuvaju se u orginalu ili korišćenjem drugih sredstava arhiviranja utvrdjenih zakonom
Moraju se čuvati u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika ili pravihm licima kojima je povereno vodjenje poslovnih knjiga
Ako se poslovne knjige vode na računaru, uporedo sa memorisanim podacima, pravno lice, odnosno preduzetnik mora da obezbedi i memorisanje aplikativnog softvera, kako bi podaci bili dostupni kontroli.
Zakon takodje reguliše i propisuje i kaznene odredbe za ne čuvanje dokumentacije, pa je u članu 46. stav 1. tačka 14) propisana novčana kazna za privredni prestup od 100.000 do 300.000 dinara.
Za privredni prestup propisana je i kazna za odgovorno lice u pravnom licu u iznosu od 20.000 do 150.000 dinara. Za preduzetnika koji vodi dvojno knjigovodtsvo propisana je kazna od 100.000 do 500.000 dinara.